KGI逆算法で失敗しない！採用KPI設定5step

「今期の採用目標10名に対して、このペースだと達成できそうにない」
「時間もコストもかけているのに、思うように採用が進まない」

採用責任者なら、一度はこんな状況に直面したことがあるのではないでしょうか。
多くの企業で、採用活動は「頑張って応募を集める」「面接をたくさん実施する」という「行動」に終始しがちです。
しかし、これが問題です。
応募が足りないのか、選考基準が厳しすぎるのか、内定辞退が多いのか。
採用プロセス全体を感覚だけで進めていると、どこが本当に直すべき「ボトルネック」なのか特定できず、貴重な採用予算を無駄に使い続けてしまいます。

そこで活用したいのが、採用活動の羅針盤となる「採用KPI」です。
KPIを設定し運用することで、「なんとなく」進めていた採用活動が、「いつまでに、何を、どれだけ改善すれば良いか」が明確な戦略的な活動へと変わります。

本記事では、累計100社以上の採用支援をしてきたTEAM-Xが実践している、採用KPIの設定・運用メソッドを徹底解説します。基礎知識から具体的な設定手順、運用のコツ、陥りがちな失敗まで、実践的にお伝えします。
これからKPIを導入したい方も、すでに設定しているが成果に繋がっていない方も、参考にしていただける内容です。

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採用KPIとは？基本の意味とKGIとの違い

採用KPIの定義

採用プロセスの各段階を数値化し、目標達成に向けた進捗状況を測定するために使用します。
具体的には、以下のような指標が採用KPIに該当します。

• 月間応募者数
• 書類選考通過率
• 面接実施数
• 内定承諾率
• 一人あたりの採用コスト

これらの指標を設定・管理することで、採用活動の「今どこにいるのか」「何が課題なのか」を客観的に把握できます。

KPIとKGIの違い｜混同しやすい2つの指標

採用活動を計画的に進めるには、「KPI」と「KGI」の違いを明確に理解することが重要です。
KPI（重要業績評価指標）は、目標達成に向けた過程を測る中間指標です。
一方、KGI（重要目標達成指標）は、最終的なゴールそのものを指します。

指標	役割	採用活動での具体例
KGI	最終的な目標	半年以内に、実務経験3年以上のエンジニアを一人あたり60万円以内で5名採用する
KPI	中間的な進捗指標	月間応募数30名、書類通過率40%、面接実施数15名、内定承諾率70%

例えるなら、KGIが目的地、KPIは道中のチェックポイントです。
この違いを理解しなければ、採用活動は目的地に辿り着けません。

採用KPIが「今」注目される2つの背景

背景1：採用市場の競争激化と採用単価の高騰

労働人口の減少とスキル要件の高度化により、優秀な人材の獲得は年々難しくなっています。
「もっと応募を集めよう」と感覚で広告費を増やすのではなく、以下を数値で判断する必要があります。

• どのチャネルの費用対効果が高いか
• どの選考フェーズで候補者が離脱しているか
• 一人あたりの採用コストはいくらか

限られた採用予算を最大限に活用するため、KPIによるコスト管理が必須となっています。

背景2：採用活動の複雑化とPDCAの高速化

採用手法は多様化しています。

• 求人媒体
• ダイレクトリクルーティング
• リファラル採用
• 採用広報・SNS運用
• エージェント活用

管理すべきデータも膨大になる中、KPIで各プロセスを数値化・可視化することで、「結果が出てから反省する」という遅いPDCAではなく、採用活動の途中でボトルネックを見つけ、素早く戦略を修正できるようになります。

2. 採用KPIを設定する3つのメリット

採用KPIを設定すると、具体的にどんな効果があるのでしょうか。 ここでは、経営層から現場まで実感できる3つのメリットを紹介します。

メリット1：経営報告に使え、費用対効果を可視化できる

KPIを設定すると、採用活動の成果が数値で説明できるようになり、経営層への報告や予算交渉がスムーズになります。

【Before】

「何となく応募が少ない気がする…でも具体的にどれくらい足りないのか分からない」 「経営層から『今月の採用状況は?』と聞かれても、感覚でしか答えられない」 「採用予算の増額を求められても、データで必要性を説明できず却下される」

【After】

「目標月間30名に対して現在15名で50%未達。このペースでは目標達成に3ヶ月の遅れが発生します」 「応募単価は5,000円、採用単価は15万円。A媒体はB媒体より費用対効果が2倍高い」

このように曖昧な感覚が、説得力のある定量データに変わります。

数値による可視化で得られる効果：

• 経営層への報告がデータに基づいて行え、信頼性が高まる
• 費用対効果が明確になり、予算配分の根拠を示せる
• 採用ROIを示すことで、追加投資の判断材料を提供できる
• 採用チーム内で「今何をすべきか」の認識が揃う

数値という共通言語があれば、経営層も現場も同じ方向を向いて動けます。

メリット2：ボトルネック(問題工程)を特定できる

採用目標が未達のとき、「何が問題か分からず、やみくもに施策を打っては失敗する」という状況を避けられます。 KPIを設定すれば、採用プロセスのどの段階でつまずいているかが明確になります。

【Before】 「採用がうまくいかない…でもどこに問題があるのか分からない」 「とりあえず求人広告を増やしてみたが、状況は変わらず予算だけ消費」 「面接官から『良い人が来ない』と言われるが、具体的に何を改善すべきか判断できない」

【After】 「応募数は十分だが書類通過率15%と低い。求人要件の見直しが必要」 「面接通過率は良好だが内定承諾率40%。オファー条件や魅力付けに課題あり」

ボトルネック特定の具体例：

状況	見えてくる課題	改善アクション例
応募は集まるが書類通過率が低い(20%以下)	求人要件と応募者層がズレている、または選考基準が不明確	求人票ターゲット再設定、選考基準の統一、スクリーニング方法の見直し
面接は進むが内定承諾率が低い(50%以下)	候補者への動機づけや魅力づけが不足している	面接内容の改善、内定者フォロー強化、オファー面談の実施
特定チャネルの費用対効果が悪い	リソース配分を見直す必要がある	予算を効果的なチャネルへシフト、非効率なチャネルは撤退

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問題を特定できれば、限られたリソースをどこに集中投下すべきか判断できます。

メリット3：採用活動の進捗をリアルタイムで把握できる

KPIがあれば、採用プロセス全体の進捗状況が一目で分かり、早期に軌道修正できます。

進捗管理で得られる効果：

• 目標との差異に早めに気づいて対策を打てる
• 採用担当者の業務負荷や工数が適切か判断できる
• チーム内で進捗を共有し、協力体制を築ける

3.採用活動で設定すべきKPI項目｜結果KPIと行動KPI

採用KPIは、大きく2種類に分けられます。

• 結果KPI： プロセスの効率性（歩留まり）を測る指標
• 行動KPI： 担当者が直接コントロールできる活動量の指標

この2つをセットで設定することが重要です。

結果KPI｜採用プロセスの効率性を測る指標

結果KPIは、各選考段階での成果を示す指標です。
採用活動の「健全性」を診断するために使います。

募集段階｜母集団形成の状況とコスト効率

• 応募者数
• 説明会・イベント参加者数
• 求人ページの閲覧数
• チャネル別の応募率

選考段階｜ボトルネックの特定

どこで候補者が離脱しているかを把握します。

• 書類選考通過率
• 一次面接通過率
• 最終面接通過率
• 選考辞退率（各段階）

内定段階｜企業の魅力づけ・動機づけの成功度

• 内定数
• 内定承諾率
• 内定辞退率
• 内定承諾までの期間

入社後｜採用の「質」を測る指標

選考基準の適正さを検証するために重要です。

• 入社3ヶ月後・6ヶ月後の定着率
• 試用期間終了時の評価
• 入社後の早期離職率

行動KPI：担当者が直接コントロールできる活動量

結果KPIが「ゴール」なら、行動KPIは「そこに到達するための日々の行動」です。
担当者が直接コントロールできる活動を数値化すれば、具体的なアクションに落とし込めます。

ダイレクトリクルーティングの行動KPI

• スカウトメール送信数
• スカウト返信率
• カジュアル面談実施数
• スカウト文章の改善回数

人材紹介の行動KPI

• エージェントとの面談回数
• 推薦候補者数
• エージェントへの情報提供頻度
• 求人票のアップデート回数

採用広報・オウンドメディアの行動KPI

• SNS投稿数
• 採用コンテンツ公開数
• 社員紹介記事の掲載数
• 採用イベント開催数

【重要ポイント】

行動KPIを設定することで、「結果が悪い」ときに「じゃあ何をすべきか」が明確になります。
担当者の頑張りやアクションを評価できるため、モチベーション向上にも直結します。

4. 採用KPI設定の5ステップ｜KGIから逆算する方法

効果的な採用KPIは、最終目標（KGI）から逆算して設定する「KPIツリー」の考え方で作ります。
ここでは、実践的な5つのステップを解説します。

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ステップ1：採用KGI（最終目標）を明確にする

まず、採用の最終目標（KGI）を明確にします。
単に「エンジニア5名採用」ではなく、次の4要素を定義します。

要素	設定内容
人数	何名必要か
質	どんなスキル・経験が必要か
期間	いつまでに必要か
予算	採用にかけられる費用は

KGI設定の具体例：

半年以内に、React経験3年以上のフロントエンドエンジニアを、
一人あたり採用コスト60万円以内で3名採用する

ここまで具体的なKGIを設定することで、後のKPI設計がブレません。

【重要】KGIの比重調整

企業の現状と事業戦略に応じて、KGIの比重を調整することが大切です。

• 急成長フェーズで人員が不足している場合 → 採用人数に比重
• 特定プロジェクトに必要な経験者を求める場合 → 人材の質に比重
• 予算が限られている場合 → 採用コストに比重

ステップ2：採用チャネルと選考フローを決める

次に、目標達成に最適な採用手法（チャネル）を選び、選考フローを設計します。
採用チャネルによって応募者の質や歩留まり率は大きく異なるため、チャネルごとに分けて計画を立てることが重要です。

チャネル別の目標設定例：

採用チャネル	内定承諾目標	選考フロー
求人媒体	2名	応募 → 書類選考 → 一次面接 → 最終面接 → 内定
ダイレクトリクルーティング	1名	スカウト送信 → 返信 → カジュアル面談 → 面接 → 内定
リファラル採用	1名	紹介 → 面談 → 面接 → 内定

各チャネルの選考フローを明確にしておくことで、どこでKPIを測定すべきかが分かります。

ステップ3：過去データから歩留まり率を算出する

歩留まり率は、各プロセスでの通過率です。
過去の採用データがあれば、次の計算式で算出します。

歩留まり率 = 通過数 ÷ 対象数 × 100

計算例：

応募者100名のうち書類選考通過者が40名なら、書類通過率は40%です。

典型的な歩留まり率の目安（中途採用の場合）：

プロセス	業界標準の目安
書類選考通過率	30〜50%
一次面接通過率	40〜60%
最終面接通過率	50〜70%
内定承諾率	60〜80%

【注意】

これらはあくまで目安です。
職種や採用手法、企業規模によって大きく変わるため、自社の実績データを蓄積することが最も重要です。

過去データがない場合の対応：

業界標準値や類似企業の数値を参考に仮置きし、運用しながら調整していきましょう。
最初から完璧を目指す必要はありません。

ステップ4：KPIツリーを作成する（必要人数を逆算）

KGIと歩留まり率が分かれば、各プロセスで必要な人数を逆算できます。

これが「KPIツリー」の作成です。

計算例：求人媒体経由で内定承諾2名が目標の場合

過去実績から以下の歩留まり率を仮定します。

• 内定承諾率：70%
• 最終面接通過率：60%
• 一次面接通過率：50%
• 書類選考通過率：40%

これを基に逆算すると：

プロセス	必要数	計算根拠
内定承諾（KGI）	2名	最終目標
内定出し	3名	2名 ÷ 0.7（承諾率70%） ≈ 3名
最終面接	5名	3名 ÷ 0.6（通過率60%） ≈ 5名
一次面接	10名	5名 ÷ 0.5（通過率50%） = 10名
書類選考通過	25名	10名 ÷ 0.4（通過率40%） ≈ 25名
応募者（最重要KPI）	63名	25名 ÷ 0.4（通過率40%） ≈ 63名

この逆算で、「応募者63名を集める」という明確な目標が導き出されます。

KPIツリー作成のポイント：

• 各チャネルごとに作成する：求人媒体、ダイレクトリクルーティング、リファラルなど、チャネル別にKPIツリーを作ることで、どこに注力すべきか明確になります
• 複数パターンを想定する：歩留まり率が変動する可能性を考え、楽観シナリオと悲観シナリオを用意しておくと安心です
• 可視化する：Excel/スプレッドシートやツリー図で可視化すると、チーム全体で目標を共有しやすくなります

ステップ5：月次・週次の行動KPIに落とし込む

KPIツリーができたら、最後に実行可能な行動レベルのKPIに落とし込みます。

月次KPIへの展開例：

先ほどの例（応募者63名が必要）を6ヶ月の採用期間で割ると：

63名 ÷ 6ヶ月 = 月間約10〜11名の応募が必要

週次KPIへの展開例：

さらに週次に分解すると：

月間10名 ÷ 4週 = 週2〜3名の応募が必要

行動KPIの設定例：

週2〜3名の応募を獲得するために必要な具体的アクションを設定します。

行動KPI	目標値	頻度
求人原稿の改善・更新	月2回	月次
スカウトメール送信数	週50通	週次
SNS発信（採用広報）	週3回	週次
リファラル促進施策実施	月1回	月次

このステップで実現できること：

• 日々の活動が明確になる：「今週は何をすべきか」が具体的に分かる
• 進捗管理がしやすくなる：週次で「応募数が足りているか」をチェックできる
• 早期の軌道修正が可能：目標に対して遅れている場合、すぐに施策を追加・変更できる
• チーム全体で目標共有：担当者ごとに行動目標を割り振れる

【重要】PDCAサイクルを回す

設定したKPIは、定期的に振り返って改善していくことが重要です。

• 週次：応募数や選考通過数をチェック
• 月次：歩留まり率の変化を分析し、必要に応じてKPIを調整
• 四半期：チャネル別の効果を評価し、予算配分を見直す

このように、KPIツリーから行動KPIまで一貫した設計を行うことで、採用活動が「なんとなく」から「戦略的」に変わります。

5. 採用KPIを効果的に運用・改善するポイント

KPIは設定して終わりではありません。

運用と改善を継続することで、初めて効果を発揮します。

ポイント1：SMARTの法則で検証する

設定したKPIが適切かを、次の5つの基準でチェックします。

基準	内容	チェック項目
Specific（具体的）	曖昧な表現ではなく、具体的な数値か	「応募者増加」ではなく「月間応募30名」になっているか
Measurable（測定可能）	数値で測れるか、測定方法は明確か	どのツールで、どう測定するかが決まっているか
Achievable（達成可能）	現実的な目標か、リソースは十分か	担当者が「頑張れば達成できる」と思える水準か
Relevant（関連性）	KGI達成に貢献するか、ビジネス目標と整合しているか	この数値が改善されれば、最終目標に近づくか
Time-bound（期限）	達成期限が明確か	「いつまでに」が明記されているか

特に重要なのは「達成可能性（Achievable）」です。

非現実的な目標は、担当者のモチベーションを下げます。

現状とリソースを考慮した設定が必要です。

ポイント2：リアルタイムで進捗を管理する

KPIは週次または月次で必ずチェックし、進捗を管理します。 遅れが見られたらすぐに原因を分析し、対策を打つのがPDCAの基本です。

推奨する管理サイクル：

• 週次レビュー： 行動KPI（スカウト送信数など）の達成状況を確認
• 月次レビュー： 結果KPI（応募数、通過率など）を分析し、翌月の戦略を調整
• 四半期レビュー： KGI達成予測と大幅な戦略変更の検討

管理ツールの活用例：

採用KPIの管理には、以下のようなツールが即実装できて効果的です。

ツール名	特徴	おすすめ用途
採用一括かんりくん	採用特化型の管理ツール。応募者情報とKPIを一元管理	採用プロセス全体の可視化、リアルタイムダッシュボード
Googleスプレッドシート	無料で使え、共有も簡単。関数で自動計算も可能	小規模チーム、まずは手軽に始めたい場合
Notion Database	データベース機能とドキュメントを統合。柔軟なカスタマイズが可能	チーム全体での情報共有、採用ナレッジの蓄積
Airtable	スプレッドシートとデータベースの中間。ビューの切り替えが直感的	複数の採用チャネルを並行管理する場合

特に「採用一括かんりくん」を活用すると：

採用特化型ツールである「採用一括かんりくん」なら、応募から内定までの全プロセスを可視化し、各工程の通過率やボトルネックを自動で分析できます。

• リアルタイムダッシュボードで進捗を一目で把握
• 目標値と実績値の比較がグラフで自動表示
• 各KPIの達成率が％表示や色分けで視覚化
• 前週・前月比の推移でトレンドを把握
• ボトルネックとなっている工程をアラート表示

データ入力の手間を減らし、分析に時間を使える環境こそ、採用マネジメントの成功の鍵です。

チーム全員が常に最新の数値を確認できる環境を作りましょう。

ポイント3：責任者（オーナー）を明確にする

各KPIには必ず責任者（オーナー）を割り当て、責任の所在を明確にします。

責任者設定の例：

KPI	責任者	役割
月間応募数	採用担当者A	求人広告の出稿、媒体選定
面接実施数	面接調整担当者B	候補者との日程調整、面接官のアサイン
スカウト送信数	ダイレクトリクルーティング担当者C	スカウト文面作成、ターゲット選定

【重要】評価との連動

KPIの達成度合いを評価に連動させることで、「何のためにこのKPIを追うのか」という納得感とモチベーションを担保できます。
定期的なミーティングで進捗を共有し、困っている担当者がいればチーム全体でサポートする文化を作りましょう。

ポイント4：定期的にKPIの妥当性を見直す

採用市場や会社の状況は常に変化します。
設定したKPIが現状に合っているか、定期的に見直すことが重要です。

見直しが必要なタイミング：

• 採用市場が大きく変化したとき
• 会社の事業戦略が変更されたとき
• 3ヶ月連続でKPIが達成または未達のとき
• 新しい採用チャネルを導入したとき

硬直的にKPIにこだわるのではなく、柔軟に調整する姿勢が成果につながります。

ポイント5：成功事例と失敗事例を記録・共有する

KPIの運用で得られた知見を記録し、チームで共有することで、組織の採用力が向上します。

記録すべき内容：

• どんな施策を実施したか
• KPIがどう変化したか
• なぜ成功（失敗）したと考えられるか
• 次回に活かせる学びは何か

この記録が蓄積されることで、採用活動の属人化を防ぎ、組織全体の採用ノウハウとして活用できます。

6. 採用KPI設定でよくある3つの失敗と対策

採用KPIを導入しても、運用方法を間違えると、採用活動の停滞や質の低下を招きます。
ここでは、よくある失敗パターンと対策を紹介します。

失敗1：KPIの達成が目的化してしまう

よくある状況：

一番多い失敗は、KPIの数字を追うあまり、本来の目的を見失うことです。

• 「応募数のKPIを達成するために選考基準を下げる」
• 「面接実施数を増やすために質の低い候補者も通過させる」
• 「内定承諾率を上げるために過度な条件提示をする」

これらの行動は、結果的に採用の質を落とし、KGI達成を遠ざけます。

対策：本質的な問いに立ち返る

常に「この人材は本当に自社で活躍できるか」という本質的な問いに立ち返ること。
KPIはあくまで手段であり、最終的には「適切な人材を採用する」というゴールを見失わないことが大切です。

具体的なチェック方法：

• 週次ミーティングで「KPIは達成しているが、採用の質は担保できているか」を確認
• 入社後の活躍度やオンボーディングの状況を追跡
• 選考基準を定期的に見直す

失敗2：歩留まり率を目標にしてしまう

よくある状況：

「書類通過率を50%にする」といった歩留まり率自体を目標にするのは避けましょう。
歩留まり率は結果であり、担当者が直接コントロールできる指標ではありません。
たとえば、書類通過率の数字だけを追い選考基準を緩めれば、その後の面接通過率や内定承諾率が低下し、結局KGI達成から遠ざかってしまいます。

対策：絶対数を目標に、歩留まり率はモニタリング指標に

歩留まり率は基準値（モニタリング指標）として設定し、大きくズレた場合の異常検知に使います。
実際の目標は「書類選考通過者20名」といった絶対数で設定する方が、現場は動きやすくなります。

異常検知の活用方法：

もし歩留まり率が急激に低下したら、以下のような問題が隠れているサインとして捉えます。

• 求人要件と応募層がズレている
• 選考基準がバラついている
• 面接官のスキルに差がある

そして根本的な改善策を検討しましょう。

失敗3：過去データがないと導入を諦める

よくある状況：

特に立ち上げ期や中小企業では、「過去のデータがないからKPIが設定できない」と導入を諦めてしまうケースがあります。

対策：ゼロベースで始める勇気を持つ

最初は業界標準値や競合の数値を参考に仮置きし、「ゼロ・ベース」で運用を始めてください。

初期段階の進め方：

1. まずは3ヶ月間、行動KPIだけでも計測する
   • スカウト送信数
   • 面接調整数
   • 求人掲載数
2. 3ヶ月後、結果KPIを分析する
   • 実際の応募数
   • 通過率
   • 内定承諾率
3. 自社の歩留まり率が見えてくる
   • これが最も価値ある「一次データ」になる
4. 4ヶ月目からKPIを調整する
   • 実績値を基に、より現実的なKPIに修正

完璧を求めず、小さく始めて改善していく姿勢が重要です。

7. まとめ：採用KPI設定で採用を成功に導く

採用活動は、勘や経験ではなくデータに基づく戦略が必要です。KPIは、その戦略を実行するための羅針盤となります。
本記事のポイントを改めて整理します。

採用KPI設定の重要ポイント

✅ KPIはKGI達成のための中間指標 最終目標から逆算して設定する

✅ 結果KPIと行動KPIの両方を設定 具体的なアクションに落とし込む

✅ 過去データから歩留まり率を算出 必要な母集団を逆算する

✅ SMARTの法則で検証 達成可能で測定可能な指標にする

✅ リアルタイムで進捗管理 PDCAを高速で回す

✅ KPI達成を目的化しない 常に最終目標である「適切な人材の採用と定着」を意識する

今日から始められること

採用活動を「なんとなく」進める時代は終わりました。
KPIという羅針盤を手に、計画的で成果の出る採用活動を実現してください。
最初は完璧なKPI設計を目指す必要はありません。
まずは現状を数値化し、運用しながら改善していくことが大切です。
小さく始めて、徐々に精度を高めていきましょう。

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